Мерч для конференций и выставок: что заказать участникам

Мерч для конференций и выставок помогает бренду оставаться в памяти участников после завершения мероприятия. Футболка, блокнот, бутылка для воды, шопер или полезный гаджет продолжают использоваться в повседневной жизни и создают дополнительные контакты человека с компанией.

Однако эффективность сувенирной продукции зависит не от количества нанесенных логотипов. Хороший мерч должен соответствовать аудитории мероприятия, быть удобным для получения и перевозки, выглядеть современно и приносить реальную пользу. Если участнику выдают случайный набор дешевых предметов, большая его часть остается в гостиничном номере или отправляется в ближайшую урну.

Разберем, что заказать участникам конференции или выставки, какие подарки подготовить для спикеров и партнеров, как выбрать тираж и брендирование и почему полезность продукции важнее количества предметов.

Зачем нужен мерч на конференциях и выставках

На крупном мероприятии посетитель контактирует с десятками компаний. Вывески, стенды, презентации и рекламные сообщения конкурируют за внимание, поэтому после завершения выставки многие бренды смешиваются в памяти.

Физический предмет помогает продлить коммуникацию. Если человек забрал с собой полезную вещь, бренд продолжает напоминать о себе уже после мероприятия.

Мерч может решать несколько задач:

• Повышать узнаваемость бренда;
• Привлекать посетителей к выставочному стенду;
• Создавать дополнительный повод для знакомства и общения;
• Благодарить участников за регистрацию или посещение мероприятия;
• Выделять спикеров, организаторов и партнеров;
• Формировать единый визуальный образ команды;
• Поддерживать запуск нового продукта или рекламную кампанию;
• Продлевать контакт с аудиторией после окончания мероприятия.

Чтобы эти задачи действительно выполнялись, необходимо заранее определить, кому и при каких условиях будет выдаваться продукция. Массовый сувенир для посетителей стенда и подарок приглашенному спикеру не должны быть одинаковыми.

Какой мерч действительно забирают с собой

Участник конференции обычно получает много печатных материалов и сувениров. Поэтому преимущество получают компактные, полезные и визуально привлекательные вещи.

Хороший выставочный мерч соответствует нескольким требованиям:

• Практичность. Предмет можно использовать на мероприятии или после него;
• Компактность. Его удобно положить в сумку или чемодан;
• Качество. Вещь не ломается и не теряет внешний вид после первого использования;
• Уместное брендирование. Логотип заметен, но не превращает предмет в рекламный плакат;
• Соответствие аудитории. Продукция учитывает профессию, интересы и образ жизни участников;
• Связь с мероприятием. Дизайн или функция предмета напоминают о событии.

Особенно ценится продукция, которой можно воспользоваться сразу. Например, блокнот пригодится во время докладов, бутылка для воды – в течение насыщенного дня, а шопер поможет переносить материалы и подарки от разных экспонентов.

Что заказать участникам конференции или выставки

Шоперы и сумки

Шопер – один из самых практичных вариантов для мероприятия. Посетитель может сразу складывать в него каталоги, образцы, сувениры и личные вещи. В результате фирменная сумка перемещается вместе с участником по всей площадке и становится дополнительным рекламным носителем.

Чтобы шопер использовался и после конференции, лучше отказаться от чрезмерно рекламного дизайна. Вместо огромного логотипа можно использовать небольшую фирменную символику, иллюстрацию, слоган мероприятия или графический паттерн.

Блокноты и ежедневники

На деловых мероприятиях участники постоянно делают заметки, записывают контакты и фиксируют идеи выступающих. Поэтому блокнот остается одним из самых уместных корпоративных подарков.

Его можно дополнить фирменной ручкой, страницей с программой конференции, QR-кодом на материалы выступлений или полезной информацией для участников.

При выборе стоит обратить внимание на:

• Формат и вес блокнота;
• Качество бумаги;
• Удобство раскрытия;
• Количество страниц;
• Материал обложки;
• Способ нанесения логотипа.

Ручки

Ручка – недорогой и понятный предмет для массовой раздачи, особенно если она используется вместе с блокнотом. Главным критерием должна быть не минимальная цена, а удобство письма и надежность механизма.

Качественную ручку человек продолжит использовать после мероприятия, тогда как неудобная модель с плохим стержнем практически сразу потеряет рекламную ценность.

Бутылки для воды

Брендированная бутылка особенно уместна на длительных конференциях, спортивных мероприятиях и форумах, где участники проводят на площадке целый день.

При выборе нужно учитывать объем, герметичность крышки, вес, материал и удобство переноски. Для многоразовой бутылки лучше использовать лаконичный дизайн, который не будет мешать пользоваться ею в офисе или спортзале.

Термокружки

Термокружка подойдет для более дорогого комплекта участника, подарка спикеру или специального набора для VIP-гостей. Она ассоциируется с практичностью и имеет достаточно большую поверхность для аккуратного брендирования.

Важно проверить герметичность, механизм открывания, качество покрытия и удобство использования одной рукой.

Футболки

Футболка может стать заметным элементом мерча, если ее дизайн выглядит как самостоятельная графика, а не рекламный баннер. На отраслевой конференции интересно работают профессиональные шутки, иллюстрации и фразы, понятные конкретному сообществу.

Для массовой выдачи возникает вопрос размерной сетки. Если футболка входит в пакет предварительно зарегистрированного участника, размер можно собрать через регистрационную форму. При свободной раздаче необходимо заранее рассчитать запас разных размеров.

Худи и свитшоты

Такой мерч обходится дороже, поэтому его целесообразно использовать для спикеров, партнеров, команды организаторов или ограниченной категории участников.

Качественное худи с небольшим логотипом и выразительной графикой может использоваться годами. Для него особенно важны посадка, плотность ткани, качество манжет и стойкость нанесения.

Кепки, панамы и другие головные уборы

Головные уборы хорошо подходят для фестивалей, форумов под открытым небом, спортивных и летних мероприятий. Они практически не требуют размерной сетки, а вышивка или небольшой шеврон позволяют сделать дизайн аккуратным.

Рюкзаки

Рюкзак можно использовать как премиальный подарок для спикеров, партнеров или участников специального тарифа. Хорошая модель продолжает работать на бренд долго после события.

Для деловой аудитории полезны отделение для ноутбука, несколько карманов, надежная молния и удобные лямки. Чем нейтральнее внешний дизайн, тем выше вероятность регулярного использования.

Наклейки

Стикеры подходят для недорогой массовой раздачи и особенно хорошо работают на мероприятиях для IT-, дизайн-, образовательной и молодежной аудитории.

Вместо набора одинаковых логотипов лучше создать тематический стикерпак с несколькими иллюстрациями, профессиональными фразами и фирменными элементами. Такой формат чаще попадает на ноутбуки, телефоны и блокноты.

Значки и пины

Значок может выполнять не только сувенирную, но и навигационную функцию. Разные дизайны позволяют обозначать участников, волонтеров, спикеров, партнеров или тематические направления конференции.

Коллекционные серии дополнительно стимулируют общение: участники могут искать разные варианты, обмениваться ими и посещать несколько зон мероприятия.

Электроника и полезные гаджеты

Технологичные аксессуары подходят для конференций с деловой и профессиональной аудиторией. Они воспринимаются ценнее обычных промосувениров и могут регулярно использоваться после мероприятия.

Варианты технологичного мерча:

• Портативные аккумуляторы;
• Зарядные кабели;
• USB-хабы;
• Переходники;
• Подставки для смартфона;
• Чехлы и органайзеры для проводов;
• Беспроводные зарядные устройства.

Перед заказом электроники необходимо проверить характеристики, качество сборки и совместимость с распространенными устройствами.

Мерч для выставочного стенда

На выставке сувенирная продукция часто используется как инструмент привлечения посетителей. Но бесконтрольная раздача дорогих подарков не всегда оправдана: часть продукции забирают люди, которые не относятся к целевой аудитории.

Поэтому ассортимент можно разделить на несколько уровней.

Массовый мерч

Предназначен для большинства посетителей и должен иметь невысокую стоимость единицы.

• Ручки;
• Стикеры;
• Значки;
• Небольшие блокноты;
• Картхолдеры;
• Брелоки;
• Недорогие текстильные аксессуары.

Мерч за целевое действие

Более ценный подарок можно выдавать после регистрации, заполнения анкеты, демонстрации продукта, участия в розыгрыше или содержательной беседы с представителем компании.

Это могут быть:

• Шоперы;
• Бутылки для воды;
• Термокружки;
• Футболки;
• Кепки;
• Электронные аксессуары.

Подарки ключевым клиентам

Для заранее назначенных переговоров или важных деловых контактов можно подготовить отдельные наборы. Такой подарок не должен лежать в общей зоне свободной раздачи.

В комплект можно включить качественный ежедневник, термокружку, гаджет, деловой аксессуар и персональную карточку.

Что положить в пакет участника конференции

Welcome bag или пакет участника удобно подготовить заранее и выдавать при регистрации. Его состав зависит от бюджета и формата события.

Универсальный набор может включать:

• Шопер или рюкзак;
• Блокнот;
• Ручку;
• Бутылку для воды;
• Бейдж и ленту;
• Стикерпак;
• Программу мероприятия;
• Промокоды или предложения партнеров.

Необязательно заполнять сумку большим количеством предметов. Несколько полезных изделий производят лучшее впечатление, чем десяток дешевых сувениров.

Подарки для спикеров

Выступающий вкладывает время в подготовку доклада, поэтому подарок для спикера должен отличаться от массового сувенира для посетителей.

Подходящими вариантами будут:

• Премиальная термокружка;
• Качественный ежедневник;
• Рюкзак или деловая сумка;
• Портативная электроника;
• Худи или свитшот специальной серии;
• Подарочный набор;
• Индивидуальная награда или памятный сувенир.

Персонализация повышает эмоциональную ценность. На упаковке или самом изделии можно разместить имя спикера, название доклада, дату мероприятия или короткую благодарность.

Мерч для команды организаторов

Одежда команды одновременно выполняет практическую и навигационную функцию. Участник должен быстро понимать, к кому обратиться за помощью.

Организаторам подходят футболки, поло, свитшоты, худи, жилеты и бейджи. Дизайн должен отличаться от мерча посетителей, а обозначение роли необходимо сделать хорошо заметным.

Например, на спине можно разместить слова «Организатор», «Команда» или «Volunteer», а небольшой логотип оставить на груди.

Как разработать дизайн мерча для мероприятия

Не стоит ограничиваться нанесением логотипа организатора. У конференции или выставки обычно есть собственная тема, визуальный стиль и идея, которые можно перенести на продукцию.

В дизайне можно использовать:

• Название и год проведения мероприятия;
• Фирменную графику;
• Слоган;
• Иллюстрации по теме события;
• Профессиональные термины и шутки;
• Названия тематических треков;
• Графический паттерн;
• Лимитированную маркировку.

Хороший дизайн позволяет пользоваться вещью и после мероприятия. Поэтому логотипы партнеров и длинные рекламные сообщения лучше переносить на упаковку или полиграфию, а сам предмет оформлять лаконичнее.

Как выбрать способ нанесения

Технология зависит от материала изделия, размера изображения, количества цветов и тиража.

Для мерча могут применяться:

• Шелкография для футболок, сумок и текстиля;
• Термотрансфер для многоцветной графики и небольших партий;
• Машинная вышивка для поло, худи, кепок и рюкзаков;
• Тампопечать для небольших сувениров;
• УФ-печать для полноцветных изображений на различных поверхностях;
• Лазерная гравировка для металлических и некоторых других изделий;
• Тиснение для ежедневников, папок и упаковки.

Перед большим тиражом желательно увидеть тестовое нанесение или готовый образец. Это позволяет проверить размер логотипа, реальные цвета и общее восприятие изделия.

Как рассчитать тираж мерча

Производить количество сувениров строго по числу зарегистрированных участников рискованно. Часть людей может не приехать, а число посетителей выставочного стенда, наоборот, сложно спрогнозировать заранее.

При расчете нужно учитывать:

• Количество зарегистрированных участников;
• Ожидаемый фактический процент посещаемости;
• Количество спикеров и партнеров;
• Численность команды;
• Планируемый поток посетителей стенда;
• Механику выдачи подарков;
• Необходимость резерва;
• Количество размеров при заказе одежды.

Удобно заранее разделить общий тираж на категории: комплекты участников, подарки спикерам, продукцию для команды, массовые сувениры и резерв.

Что учитывать при заказе одежды

Если в набор входят футболки, худи или другие вещи с размерной сеткой, информацию лучше собрать еще на этапе регистрации.

В форме необходимо не просто предложить обозначения S, M, L и XL, а дать таблицу замеров конкретной модели. Размерные сетки разных производителей отличаются.

Также желательно предусмотреть небольшой запас популярных размеров. Он пригодится при ошибках участников, замене поврежденной вещи или регистрации дополнительных гостей.

Когда начинать производство мерча

Подготовку не стоит оставлять на последнюю неделю. Сначала необходимо выбрать изделия, проверить наличие нужного количества, разработать дизайн и определить технологию нанесения.

Проект обычно включает следующие этапы:

1. Определение аудитории и бюджета;
2. Подбор продукции;
3. Разработка концепции и дизайна;
4. Подготовка макетов;
5. Согласование образцов;
6. Заказ необходимого количества товаров;
7. Нанесение изображения;
8. Комплектация наборов;
9. Упаковка;
10. Доставка на площадку.

Чем больше тираж и сложнее персонализация, тем раньше следует начинать работу. Дополнительное время особенно важно для проектов с несколькими видами продукции и индивидуальными наборами.

Основные ошибки при заказе мерча для мероприятия

• Слишком много дешевых сувениров. Количество не компенсирует низкую полезность;
• Отсутствие сегментации. Посетитель стенда и приглашенный спикер получают одинаковый подарок;
• Крупный рекламный дизайн. Вещью не хочется пользоваться после события;
• Неудобные габариты. Участнику сложно забрать подарок в самолет или поезд;
• Отсутствие тестового образца. Готовый цвет или размер нанесения оказывается не таким, как ожидалось;
• Ошибки в размерной сетке. Часть одежды остается невостребованной;
• Слишком поздний заказ. Ограничивается ассортимент и увеличивается риск нарушения сроков;
• Отсутствие резерва. Мерч заканчивается раньше завершения мероприятия;
• Случайный набор вещей. Предметы не связаны друг с другом и концепцией события;
• Игнорирование логистики. Готовую продукцию неудобно хранить, перевозить или быстро выдавать.

Как заказать мерч для конференции или выставки в «СловоДело»

Подготовка мерча для мероприятия требует согласованной работы с ассортиментом, дизайном, тиражом, нанесением и упаковкой. Компания «СловоДело» помогает подобрать продукцию под формат события и аудиторию, подготовить макеты и реализовать проект в единой стилистике.

Для предварительного расчета желательно указать:

• Формат и дату мероприятия;
• Предполагаемое количество участников;
• Количество спикеров, партнеров и организаторов;
• Желаемые виды продукции;
• Бюджет на один комплект или общий проект;
• Требования к дизайну и брендированию;
• Необходимость упаковки;
• Адрес и срок доставки.

Если готовой концепции пока нет, проект можно начать с задачи и характеристики аудитории. На их основе проще определить, какие вещи будут действительно полезны участникам и смогут продолжить работу на бренд после завершения события.

Частые вопросы

Что лучше всего раздавать на выставке?

Для массовой раздачи подходят компактные и полезные предметы: ручки, блокноты, шоперы, стикеры, значки и небольшие аксессуары. Более дорогую продукцию лучше привязать к целевому действию или выдавать ключевым клиентам.

Что положить в пакет участника конференции?

Базовый комплект может включать шопер, блокнот, ручку, бутылку для воды, бейдж и стикеры. Состав стоит адаптировать под продолжительность и тематику события.

Какой подарок выбрать спикерам?

Для спикеров уместны более ценные и персонализированные изделия: термокружки, рюкзаки, ежедневники, электроника, худи или специальные подарочные наборы.

Нужно ли наносить дату мероприятия?

Это зависит от концепции. Дата делает предмет памятным, но уменьшает его универсальность. Если вещь рассчитана на длительное использование, дату можно разместить небольшим элементом или перенести на упаковку.

Какой мерч подойдет для международной конференции?

Лучше выбирать универсальные вещи без сложных локальных шуток и длинных текстов: шоперы, бутылки, блокноты, технологичные аксессуары и одежду с лаконичным визуальным оформлением.

Стоит ли делать один подарок всем участникам?

Для базового welcome-набора это возможно, но спикеров, партнеров, VIP-гостей и команду организаторов лучше выделить отдельными комплектами.

Мерч, который продолжает работать после мероприятия

Главная задача мерча для конференций и выставок – не просто заполнить пакет участника. Он должен быть полезным во время события и сохранять ценность после его завершения.

Качественная футболка, удобный шопер, хороший блокнот или технологичный аксессуар способны напоминать о бренде гораздо дольше рекламной листовки. Для этого необходимо правильно подобрать продукт, отказаться от чрезмерного брендирования и уделить внимание качеству исполнения.

В «СловоДело» можно заказать мерч для участников конференций, выставочных стендов, спикеров, партнеров и команды организаторов, подобрать изделия под бюджет и задачу, разработать оформление и подготовить продукцию к мероприятию.